¿Por qué necesito facturar y cómo hacerlo?

Cuentas claras, amistades largas

Sea usted bienvenido a su sección favorita Cuentas claras, amistades largas, donde cada semana tocamos un tema nuevo relacionado a los impuestos, créditos, finanzas, etc. Si me lees por primera vez, te invito a revisar mis artículos anteriores para que estemos al corriente.

Todos alguna vez hemos escuchado, hablado o incluso recibido o emitido una factura, ya sea desde los alimentos consumidos en un restaurante hasta los servicios prestados por un profesionista, pero ¿en realidad sabes para qué son necesarias? ¿sabes cómo emitir una factura? ¿estoy obligado a facturar?, te invito a seguir conmigo en esta columna para responder todas estas preguntas. Te advierto que será un proceso tedioso, pero nada que no podamos resolver.

¡Empecemos!

Antes que nada, ¿Qué son las facturas? Podemos definir la factura como un documento comercial que registra la información de una venta o una prestación de un servicio, es una prueba física de que una operación se realizó de manera legal y satisfactoria.

En pocas palabras, la factura es el qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa, así de importante es este documento.

Toda persona tanto moral como física tiene la obligación de emitir facturas, ya que es un justificante fiscal que detalla a la Secretaría de Hacienda cada ingreso percibido y cada gasto soportado, entre los que se incluyen los impuestos correspondientes al servicio prestado, por ejemplo, el Impuesto al Valor Agregado (IVA).  Un gasto que no se acredite en una factura no es un gasto para efectos tributarios, o sea, si no facturas un gasto no puedes deducirlo.  

Ahora, ¿Cómo puedo emitir mis facturas?

Primero lo primero, para poder emitir facturas debes contar con tu e. Firma del SAT, por ello te dejo el link de mi primera columna donde vienen los pasos para hacer este trámite:

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Una vez que ya cuentes con tu e. Firma, podemos empezar.

Existen varias páginas y aplicaciones para hacer facturas, unas gratuitas y otras con costo, mi favorita es en Mis Cuentas de la página del SAT, ya que es súper fácil, rápido y lo mejor de todo, es gratis. Así que me basaré en esa plataforma para explicar el cómo llenar una factura, te dejo abajo el link de Mis Cuentas:

https://rfs.siat.sat.gob.mx/PTSC/RFS/menu/

Dentro de Mis Cuentas, vamos a buscar en la parte superior el menú de opciones, donde en la pestaña de Factura Fácil elegiremos la opción de Generar Factura.

Nos va a pedir nuestro RFC, la contraseña del portal del SAT y una captcha que nos viene ahí mismo. Una vez ingresados empieza el merequetengue.

En la pestaña de Emisor/Receptor nos pedirá lo siguiente:

Primero nos pide corroborar los datos de quien hace la factura:

•          RFC de quien emite la factura
•          Nombre o razón social (Tu nombre o nombre de la empresa)
•          Régimen fiscal (Explicado anteriormente en la misma columna de la e. Firma)
•          Tipo de factura (Esta puede ser de ingreso, egreso, pago o traslado)

Ya que tengamos esa información validada, toca poner los datos de quien recibe la factura:

•          RFC de quien recibe la factura
•          Nombre o razón social (Nombre de la persona o empresa que recibe la factura)
•          Uso de factura (Ya sea el motivo del pago, adquisición de mercancías, gastos en general, equipo de transporte, etc.)

Ahora, en la pestaña de Comprobante viene la parte buena:

En la parte del mismo nombre nos pedirá:

•          Fecha y horario de expedición (Fecha y hora de la venta)
•          Código postal
•          Moneda (Si es peso mexicano, dólar, etc.)
•          Forma de pago (Efectivo, transferencia electrónica, cheque, etc.)
•          Método de pago (Esto es súper importante definir, ya que tienes 2 opciones, pago en parcialidades o en una sola exhibición, donde si se elige por una sola exhibición se da a entender que la factura ya está cobrada, lo cual no siempre es el caso)

En la sección de Concepto se define todo el show, donde pide:

•          Clave de producto o servicio (Hay una GRAN lista especificando la actividad realizada, el mismo portal del SAT tiene su catálogo que te lo dejo a continuación http://pys.sat.gob.mx/PyS/catPyS.aspx)
•          Clave de unidad (Misma del catálogo de arriba, donde se especifica si la actividad fue dada en servicio, en piezas, kilogramos, litros, etc.)
•          Cantidad (Número de objetos o servicios prestados)
•          Descripción (Poner una descripción de la actividad realizada)
•          Valor unitario (El valor SIN CONTAR IMPUESTOS del producto o servicio)
•          Adicionales (Es aquí donde ponemos si incluye impuestos o información aduanera)
•          Ahí mismo en la sección de Concepto, en la pestaña de Impuestos pondremos si es impuesto retenido o trasladado, poniendo el valor unitario del producto y eligiendo el impuesto, ya sea ISR o IVA, con su respectiva tasa del 16% en caso de IVA, dándonos el resultado abajo.
•          Ahora solo falta poner agregar

En la parte de abajo vendrá la casilla de Total, donde tenemos que ver que coincida con el monto que queremos facturar. Ya que quede corroborado el total le pondremos en la parte de abajo donde dice Sellar, Enviar y Descargar. Esto hará que se selle la factura con nuestra e. Firma, enviaremos a la persona la factura y se descargará en nuestro equipo tanto el PDF como el XML de la factura.

¿¡Súper sencillo verdad!? Prometo que es mucho más fácil de lo que suena y ese ese es el verdadero problema que tenemos casi todos, vemos muy larga una explicación o son palabras que no entendemos, por lo que mejor nos bloqueamos y dejamos de hacerlo por miedo a equivocarnos.

Ese es el objetivo de esta columna, que todos, sin excepción, podamos entender cosas tan obligatoriamente necesarias como son facturar, pagar impuestos o comprar a crédito, entre otras cosas. No hay porqué temer, sólo hay que preguntar cuando haya dudas y escuchar con calma la respuesta. Te invito a que pongas en práctica lo aprendido y juntos podamos ir avanzando con un tema nuevo cada semana.

Espero que esta información te haya sido de ayuda, recuerda que aquí lo importante es que aprendas y no dudes en sugerir algún tema o dejar un comentario.

No olvides que en este mundo sólo hay dos cosas seguras: la muerte y pagar impuestos.