¿Cómo comprobar viáticos y gastos de viaje?

Cuentas claras, amistades largas

Bienvenido sea usted a una nueva edición de su gustada sección Cuentas claras, amistades largas, en la que cada semana, platicamos entre amigos acerca de un tema de relevancia económica, financiera o fiscal. Te invito a leer mis colaboraciones anteriores para que todos vayamos al corriente y sigamos avanzando.

Debido a las operaciones de una empresa, es muy común que los trabajadores salgan constantemente del área de trabajo para realizar cometido, los conocidos viajes de negocios.

En esos momentos suenan mucho los términos “viáticos y gastos de viaje”, sin embargo, poca gente sabe con exactitud en qué consisten y que no significan lo mismo, así que el día de hoy hablaremos del tema y así puedas resolver todas tus dudas para tu próximo viaje de trabajo.

¡Empecemos!

Los viáticos o gastos de viaje son aquellos que realizan los trabajadores de una empresa que deban salir del lugar de trabajo en los siguientes casos:
•    Se realicen en el país o en el extranjero.
•    Se destinen a hospedaje, alimentación, transporte, use o goce de automóviles.
•    Se efectúen fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
•    El beneficiario del viático debe tener relación de trabajo con el contribuyente.

En estricto sentido, los viáticos son los gastos que se realizan en el lugar en donde se desarrollará la actividad encomendada, diferente al domicilio del contribuyente.

Mientras que los gastos de viaje son las erogaciones realizadas al desplazarse del lugar donde se encuentra el domicilio del contribuyente al lugar donde se realizará el servicio.

Aquí debemos prestarle mucha atención al tercer punto y más a las palabras “faja” y “circunde”.

Por sus definiciones, “faja” significa “una tira de tela o tejido con que se rodea el cuerpo por la cintura”. Ahora, “circunde” lo definen como “cercar, rodear algo o a alguien”.

Si nos basamos en la siguiente imagen, cambia totalmente nuestra perspectiva de la faja de 50 kilómetros, que su radio sería de poco menos de 8 kilómetros.
 

Para poder deducir los gastos de viaje, la ley nos pide diferentes requisitos para cada concepto en específico, que son los siguientes:

En general
•    Todo gasto debe estar amparado por un CFDI.
De no cumplir esto, el gasto no será deducible.

COMIDAS
•    El importe máximo al día no exceda de $750 pesos en territorio nacional o $1,500 pesos en el extranjero.
•    Se debe acompañar a este los CFDI de transporte y hospedaje.
•    Cuando solo se acompañe del CFDI de transporte, la alimentación deberá ser pagado mediante tarjeta de crédito de quien realiza el viaje.

De no cumplir esto, el gasto no será deducible.

HOSPEDAJE
•    Sin límite en territorio nacional y hasta $3,850 en el extranjero.
•    Se debe anexar documentación comprobatoria del transporte.

De no cumplir esto, el gasto no será deducible.

AUTOMÓVILES
•    Su límite diario es de $850 pesos, tanto nacional como en el extranjero.
•    Se debe anexar documentación comprobatoria del transporte.

De no cumplir esto, el gasto no será deducible.

Recordemos que los viáticos son ingresos exentos para el trabajador, pero ese importe debe estar respaldado en el CFDI de nómina en donde se muestre el importa pagado de viáticos al trabajador.

De no ser así, se tomará como un ingreso gravado del cual tendrás que pagar el impuesto correspondiente.

Ahora, ¿Qué pasa si no puedo comprobar un gasto?

Es muy común que en un viaje no tengas manera de comprobar un gasto, ya sea un restaurante que no expida facturas o un taxi, para esto le Ley del Impuesto sobre la Renta se tienta un poco el corazón y nos da la ventaja de poder NO comprobar viáticos de hasta un 20% del total (con un tope de $15,000). Lo que se exceda paga impuestos. Esto no aplica para hospedaje ni pasajes de avión.

De igual manera, si el trabajador no se gasta el total depositado para viáticos, deberá reembolsar la diferencia, de lo contrario habrá que pagar el impuesto correspondiente.

Ejemplo:
    Viáticos pagados en 2020    $45,000
-    Viáticos comprobados    $35,154
=    Viáticos no comprobados    $9,846
-    Viáticos exentos    $9,000
=    Viáticos gravados    $846
Esos $846 pagan impuestos, a menos que se regresen al patrón.

Espero que esta información te haya sido de ayuda, recuerda que aquí lo importante es que aprendas y no dudes en sugerir algún tema o dejar un comentario.

No olvides que en este mundo sólo hay dos cosas seguras: la muerte y pagar impuestos.